訪問看護ステーション経営研究会

多数店舗展開訪看ステーション統括経験者による訪看経営コンサルティング

【訪問看護】スタッフにプライベートデバイスを使わせるべき?

仕事なのに自分のスマホやPCを使わなきゃいけないのか・・・。訪問看護ステーションに関わった方であれば、このような疑問を持ったことがあるかもしれません。

全国に1万件以上ある訪問看護ステーションが、スタッフに使用させるデバイススマホやPC)をどのように設定しているのか、それは様々です。

この記事では、訪問看護ステーション業務において、スマホタブレット、PCなどのデバイスのあるべき位置付け、どのように使うべきなのかを解説していきます。

 

この記事は以下のような人におすすめです

 

1.そもそもスマートデバイスは必要なのか

結論から言えば必要です。

ただ、その訪問看護ステーションのスタンス次第にはなりますので、詳しくはこちらの記事をご覧ください。

 

2.プライベートデバイスを業務で使用させない

結論から申しますと、プライベートのデバイスは絶対に業務に使用させるべきではありません。

詳細は次の項目で解説しますが、ざっくりと以下の通りです。

①顧客情報や個人情報、企業の機密情報を扱う可能性があるから

②紛失時や盗難時の責任の所在が曖昧になりやすいから

③データ通信料等、スタッフによる自己負担が発生する可能性があるから

④業務に合わせてスタッフがデバイスを用意する必要があるから

 

管理側からすれば、③と④については諸手当等での対応も可能ですが、個人情報保護や機密情報漏洩防止の観点から、プライベートデバイスの使用は絶対に許可すべきではありません。

「使ってもいいが、自己責任で」ではなく、「絶対に使用してはいけない」です。

つまり、業務用デバイスは企業側が用意し、入社時または入社前に、全スタッフと必ず業務用デバイスを企業の定めた環境でのみ使用する、と言った旨の誓約書を取り交わすことが理想的です。

 

3.業界内で特に優先されるべき観点

以下の項目は当然訪問看護業界のみならず、企業においては必ず実施しなければならないことですが、業界特有の理由を交えて解説します。

①個人情報保護

抵触した場合、顧客(関係機関との契約の有無はケースバイケース)、利用者、利用者家族との契約上の問題だけ(それでも裁判沙汰になることはある)ではすみません。

最悪の場合、事業所に監査が入ることになり、関係法人の全事業所の業務停止命令が降ることもあり得ます。

②機密情報漏洩防止

転職における医療職の売り手市場はこの先も大きく変動はしないでしょう。

つまりスタッフの出入りは激しくなりがちです。

取引先や利用者分布、経営データ、情報資産等、いつでも持ち出せる状態にあるのは無償で他企業に資産を提供しているのと同義と言えるでしょう。

③従業員保護

スタッフ目線で考えれば、業務にプライベートデバイスを使用する、と言われた時に必ず確認してほしいのが、以下の項目です。

  • 業務による影響でデバイスが紛失・破損・消耗・故障等をした可能性がある場合、企業または企業が加盟する保障団体等から無償で保障を受けることができるのか
  • 端末内に業務用データ等が残る業務フローの場合、デバイスの紛失等によって起こり得る個人情報保護法に抵触する事象に対して、全面的に企業側が責任を負うのか
  • 通信量等が発生する場合は企業側の負担となるのか

特に上2つに関しては、絶対に約束されていることを確認してください。

このような制度が無い場合は、自分の身を守ることを最優先で考えて行動しましょう。

前述しましたが、スタッフの出入りが非常に激しい業界です。

運営目線で考えれば、これらのコストで十分業務用端末を調達・管理できますし、それらのコンプライアンスがきちんと守られていれば、スタッフも安心するでしょう。

ITリテラシーが非常に低い業界なので、ハード(デバイス等)面からスタッフを支援する体制はむしろそれだけで企業のブランディングになります。

採用面等での効果も期待できますので、是非取り組みましょう。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

ITリテラシーが低い業界にも、IT化の波は避けては通れません。制度面からも、情報の電磁的保存や処理や謳われるようになってきました。

また、情報リテラシー等の義務教育が進むにつれ、スタッフのリテラシーも底上げされていくでしょう。

これらを考慮し、業務用デバイスの支給を余計なコストと考えず、規定を含めキチンと整備することで、逆に企業ブランディングをしていきましょう。

 

【訪問看護】訪問看護業務にスマートデバイスは必須? タブレットがベスト?

訪問看護事業をこれから展開しようとしている方であれば、訪問スタッフにスマートデバイスが必須なのかどうかは気になるところだと思います。

本記事では訪問スタッフにスマートデバイスを持たせるべきか、また何故必要なのか,

支給するならどのタイプが良いのかを解説していきます。

 

この記事は以下のような人におすすめです

  • 事業のイメージを膨らませたい
  • 必要物品を揃えたい
  • スタッフが働きやすい職場を作りたい
  • 訪問看護事業を成功させたい 

 

1.スマートデバイスは必要なのか

結論から申し上げますと、スマートデバイスタブレット含む)は必須です。

理由として以下が考えられます。

  • 地図アプリやナビを使用する
  • 出先での利用者情報等の共有や閲覧をする
  • 訪問と訪問の間の空き時間を活用する
  • 訪問先で利用者の保険情報等の取得をする(カメラ機能)
  • 場合によって動画アプリの利用もあり得る
  • 通話アプリ、チャットアプリを利用する
  • 通話機能を利用する

PCや携帯電話で代替可能な機能もありますが、スマートデバイスであれば1台でこれらの機能を網羅できます。

また、厳密に言えば、全ての訪問看護ステーションに必須というわけではなく、ご利用者のご自宅などに訪問するスタンスの訪問看護ステーションには必須です。

一方で、住宅型有料老人ホームやサービス付き高齢者住宅等の施設運営が主体で、実質それに付随する形で経営をしている訪問看護ステーションには不要です。

 

2.どのようなデバイスが良いか

スマートデバイスには、大きく分けてスマートフォンタイプとタブレットタイプがあります。

どちらにもメリット・デメリットがある為、一概にどちらが良いとは言えません。

スマートフォンのメリット(タブレットのデメリット)

  • 女性でも片手で楽に操作ができる
  • 軽量かつかさばらない
  • すぐに取り出せる
  • 通話しやすい
  • バイクや自転車に取り付けやすい

スマートフォンのデメリット(タブレットのメリット)

  • 画面が小さいことによる弊害(以下)
  • 情報を閲覧しづらい
  • 情報を入力しづらい
  • 書類作成時等にプレビューを閲覧しづらい(チェックしづらい)
  • 電磁的に取り扱う書類等を利用者に見せたい時には役に立たない

以上がデバイス各タイプのメリット・デメリットです。

ここからは筆者の私見ですが、今後業界のIT化が進むにつれ、保管しておかなければならない紙の書類が多すぎる課題は、解決に向けて動いていくでしょう。

それに伴い、タブレットやそれに準ずるデバイスで契約行為や口座情報の取得等を行うようになるのは時間の問題とも言えます。

であれば、タブレットを標準とした業務を今から組み立ていくのも手です。

ただ、重い荷物を運び続けることや、場合によっては使い勝手の悪さが目立つタブレットの使用によって、スタッフの心身の負担を増やすべきではありません。

サービス提供範囲や1日の想定訪問件数、移動手段、スタッフ男女比、スタッフの役割(契約業務を担当する管理スタッフにのみタブレットタイプを持たせる等)など、様々な要素を複合して、どのようなデバイス運用がベストなのかを考えてみてください。

【訪問看護】最高の情報共有プラットホームとは

訪問看護ステーションを運営、またはマネジメント視点で関わっている方であれば、一度は考えたことのあるテーマかと思います。今回は、訪問看護業務をするにあたって、最高の情報共有のプラットホームとは、というテーマでお話ししていきます。

なお、ここで記載する”最高の情報共有プラットホーム”とは、目次のすべての機能を満たすシステム、と定義します。

筆者自身、こんなソリューションがあったらいいな、をイメージしながら解説していきます。

 

この記事は以下のような人におすすめです

  • 業務改善をしたい
  • 情報共有のために扱っているツールが多すぎる
  • 確実かつ円滑な情報共有でリスクを回避したい
  • 訪問看護事業を成功させたい 

 

1.チャット機能が搭載されている

スタッフ間のコミュニケーションツールとして、チャット機能は便利です。相手の都合に合わせてコンタクトを取る必要もありませんし、文章として残るので、言った言わないの問題も起こりにくいでしょう。

また、コメントの追加や追記が手軽にできる為、情報発信のハードルも低いと言えます。

さらに、特定のメンバーにのみ共有したい情報等を扱うこともできるので、グループ編集機能が付加されていればなお良いでしょう。

 

2.スケジュール機能が搭載されている

訪問看護業務においてスケジュール管理は必須です。主にSaaSの普及で、ホワイトボードやエクセルでのスケジュール管理をする事業所は減ってきているはずです。スケジュール機能に必要なスタッフ・利用者等のデータは基幹データベースを参照する形にすれば、データベースの散在も防ぐことができるでしょう。

また、データベースを同じくしていれば、スケジュール機能を扱うページから直接利用者等の情報を見に行くことも実現できます。

なお、基幹データベースの必要性についてはこちらの記事で解説しています。

 

3.データベースに紐づけられている

「顧客(サービス受注先)やサービス利用者のデータベースなんぞないわ!」と思う方もいらっしゃるかもしれませんが、請求支援システムがすなわちデータベースです。

近年は請求支援システムの機能が拡張し、チャット機能やスケジュール機能を搭載していることも少なくありません。

共有される情報がデータベースに紐づけられており、(情報を)流し込まれる場所が決まっていれば、常に最新かつ正確な情報を特定のツールで共有することが可能になります。

 

4.数が1つである

そもそも、情報共有のためのツールが散在しているケースは多々あります。

まず社内のチャットツールで、次に電子カルテで、次に社外のチャットツールで、社内のスケジュール管理ツールで・・・とキリがありません。

情報共有の場が1つに絞られていればかなりの業務負担軽減になるでしょう。

少なくとも社内においては1つに絞れるとベターです。

社内のツールを利用して、社外のツールに共有したい情報を転記できるようなフローにすれば効率的でしょう。

 

5.まとめ

いかがだったでしょうか。情報共有は訪問看護事業においては最も重要視される業務の一つです。より良い情報共有の在り方、それに関連した最小限かつ確実な業務、実現するシステム(業務フローやツール)について、日々考えていく必要があるでしょう。

まずは自ステーションを客観的にとらえることから始め、課題やゴールを明確にしていく必要があるでしょう。